Что такое управление цифровыми активами и как выбрать DAM для вашего бизнеса

Быстрая прогулка по интернету сделает один факт предельно ясным: огромное количество визуальных, видео и текстовых данных, доступных человечеству сегодня, является ошеломляющим. Их сортировка — это титаническая задача, поэтому у нас есть поисковые системы, такие как Google и Bing, чтобы помочь нам в этом.

С их помощью все идет довольно хорошо. Маркеры, такие как метаданные, описания изображений, хэштеги и заголовки, помогают определить релевантность и вернуть лучшие результаты для конкретной цели. Это помогает людям и компаниям найти то, что им нужно, когда им это нужно, в онлайн-пространстве.

Но что насчет компаний изнутри? Даже в рамках одной организации множество фотографий, графического дизайна, видеоматериалов и текстов может превратить простой поиск, скажем, фотографий из вашего последнего косметического релиза в вызов геркулесовых масштабов.

И когда вы не можете найти то, что вам нужно, вам трудно увеличить продажи, что является целью каждого бизнеса. К счастью, есть решение: управление цифровыми активами.

Первый инструмент управления цифровыми активами, созданный для электронной коммерции — подключите свою галерею для управления и публикации активов везде, где вы продаете >

Что такое управление цифровыми активами?

Управление цифровыми активами, или DAM, относится к процессу организации, хранения и извлечения цифровых активов, таких как изображения, видео, аудиофайлы и документы.

Система DAM позволяет компаниям более эффективно управлять своими цифровыми активами, предоставляя централизованное хранилище для всего. Это упрощает поиск, извлечение и обмен ими между различными командами и отделами.

Системы управления цифровыми активами обычно используются маркетинговыми командами, креативными агентствами и другими организациями, которые работают с большими объемами цифровых активов. Это помогает ограничить путаницу при хранении различных материалов в разных местах и попытках найти их при необходимости.

Это также обеспечивает единое место для загрузки новых активов — например, продуктовой фотографии — когда они появляются. Как только все хорошо разбираются в системе, все члены команды точно знают, как категоризировать, маркировать, загружать и организовывать актив в соответствии с его использованием.

Понимание того, как работает DAM, означает сначала понимание типов цифровых активов, которые могут там храниться. Давайте рассмотрим.

Первый инструмент управления цифровыми активами, созданный для электронной коммерции — подключите свою галерею для управления и публикации активов везде, где вы продаете >

Типы цифровых активов

По сути, платформа управления цифровыми активами может хранить любой тип файла, который можно сохранить в электронном виде и каким-то образом загрузить в облако. Это включает широкий спектр графических элементов, таких как изображения и видео, а также текстовые или аудиофайлы... и те, которые объединяют все вышеперечисленное.

(Обратите внимание, что цифровой актив в данном контексте не имеет ничего общего с финансовыми ресурсами или онлайн-торговлей. Хотя «цифровой актив» также даст определения, включающие криптовалюту, невзаимозаменяемые токены (печально известные NFT), токены безопасности и многое другое, мы здесь не об этом говорим.)

Цифровые активы включают:

Изображения, как стоковые фотографии, так и ваши собственные брендированные изображения
Видео и анимации
Элементы графического дизайна, такие как фоны или векторные клипы, используемые при создании нового контента
Аудиофайлы, такие как интервью, подкасты или музыка
Документы, особенно описания продуктов
Презентации для адаптации или привлечения клиентов
Игры и интерактивные активы
Руководства по бренду и брендированные материалы для определения вашего подхода к маркетингу продуктов
Работы в процессе, хранящиеся в централизованном месте, чтобы каждый мог внести свой вклад

Храня все это в одном месте, ваша команда всегда будет знать, где искать любую версию любого актива, готов ли он к использованию или находится в разработке. Это приносит огромный спектр преимуществ.

Первый инструмент управления цифровыми активами, созданный для электронной коммерции — подключите свою галерею для управления и публикации активов везде, где вы продаете >

Преимущества системы DAM

Больше всего компании, которые наконец внедряют систему управления цифровыми активами, чувствуют облегчение. Они могут попрощаться с шаткой «архитектурой», состоящей из документов Word, таблиц Excel, систем файловых папок и других самодельных подходов к управлению большими объемами данных.

С менеджером цифровых активов они вместо этого получают:

Улучшенную организацию

Представьте себе компанию одежды, которая раньше хранила все свои фотографии в отдельных файловых папках, расположенных на локальном диске, доступном только человеку, который использовал этот компьютер или сервер.

Теперь сравните это с компанией, которая хранит свои файлы в облаке, используя кураторские разрешения, чтобы сделать свои фотографии доступными для всех. Какой компании легче найти файлы?

Оптимизированные рабочие процессы

Затем мы должны спросить, с улучшенной организацией, какая компания может сделать больше? Очевидно, та, которая точно знает, куда идти, чтобы получить нужные файлы, а не охотиться за ними полчаса, прежде чем наконец позвонить кому-то еще за помощью.

Единый источник истины

Менеджеры цифровых активов создают одну версию подходящего файла, будь то фотоактив или текущий логотип. Сохраняя его в системе, скрывая другие версии (мы обсудим контроль версий более подробно ниже) и предоставляя доступ всем, кто в нем нуждается, внезапно все находятся на одной волне.

Возможность обмена и сотрудничества

Обмен файлами упрощает выполнение работы, сотрудничество внутри организации и приглашение тех, кто находится вне ее, помочь вам построить свой бизнес в обмен на что-то.

Например, многие компании строят свои бренды, поощряя влиятельных лиц создавать пользовательский контент, который они либо публикуют на своей странице, либо заказывают, предоставляя бесплатный продукт или платя влиятельному лицу. Это значительно увеличивает количество контента, к которому у компании есть доступ, но не увеличивает значительно маркетинговый бюджет.

С хорошим DAM вы даже можете предоставить доступ к определенным файлам тем, кто находится вне организации, для загрузки, использования и ремикса в их собственном контенте.

Первый инструмент управления цифровыми активами, созданный для электронной коммерции — подключите свою галерею для управления и публикации активов везде, где вы продаете >

Особенности системы управления цифровыми активами

Обсудим ключевые особенности системы DAM, такие как управление метаданными, контроль версий и контроль доступа. Объясним, как эти функции помогают организациям более эффективно управлять своими цифровыми активами.

Управление активами

Как мы уже подробно обсуждали, менеджер цифровых активов дает вам место для размещения всех материалов, которые нужны вашей организации. Мы упоминаем это здесь только потому, что это основная функция любого DAM, и вы должны убедиться, что выбрали надежное решение, которое может масштабироваться с объемом контента, который вы будете создавать в долгосрочной перспективе.

Вы также должны убедиться, что ваш DAM может обрабатывать файлы (и размеры файлов), которые соответствуют потребностям вашей организации. Как магазин Amazon, например, вы в основном имеете дело с изображениями, видео и описаниями продуктов. Но как магазин комиксов, вам может потребоваться хранить дополнительные вещи, такие как интерактивные карты или игры.

Суть в том, что система должна работать для вас, а не для случайного набора покупательских персон, которые могут быть в ней заинтересованы.

Управление метаданными

Знание того, где найти ваши активы в DAM, является ключевым, и именно здесь появляются метаданные. Мы все слышали эту фразу, но вы можете задаваться вопросом: что именно такое метаданные?

В двух словах, метаданные — это данные о других данных. Как говорит TechTarget, это «структурированные справочные данные, которые помогают сортировать и идентифицировать атрибуты информации, которую они описывают». По сути, «Метаданные обобщают основную информацию о данных, что может облегчить поиск, использование и повторное использование конкретных экземпляров данных».

Это важно, потому что типы метаданных, которые вы можете назначить своим активам, помогут вам искать и находить их более легко, поэтому ваш DAM нуждается в надежном способе их добавления и поиска.

Контроль версий

Контроль версий является ключевым элементом управления вашими цифровыми активами. Например, скажем, вы делаете три разные версии съемки ручной модели: одну с летним настроением, одну с зимними цветами и одну с вашими основными брендированными тонами. Какую из них следует использовать?

Если вы просто храните все три версии в папке, то член команды может не знать, какая из них предназначена для конкретной предстоящей распродажи. Однако, если вы используете контроль версий, вы можете хранить их все в одном месте, но установить текущую утвержденную версию и скрыть остальные.

Это также применимо к логотипам, руководствам по бренду, приветственным видео и так далее. Вы не хотите избавляться от остальных, даже если только по архивным причинам, но вы хотите, чтобы показывалась только одна версия.

Контроль доступа

По мере роста вашего бизнеса будут расти и его люди. Это делает важным наличие возможности определять, кто может и не может видеть и манипулировать вашими активами. Контроль доступа является ключевой функцией любого хорошего DAM, поэтому обязательно поинтересуйтесь этим перед выбором.

Говоря о выборе, давайте посмотрим, как это сделать.

Как выбрать систему DAM: 5 вещей для рассмотрения

Итак, теперь вы можете ответить на вопрос «Что такое менеджер цифровых активов?», пришло время выбрать подходящий для вашей организации. Если вы намереваетесь расширить свою продуктовую линейку в любой момент в будущем — а вы должны, если хотите оставаться актуальными — тогда вам нужен DAM, который не только удовлетворит ваши текущие потребности, но и будет расти вместе с вами.

Звонки и свистки всегда приятны, но если вы хотите найти это идеальное совпадение между вами и вашим DAM, вам нужно сначала искать самые важные ингредиенты. К ним относятся:

Знайте свой бюджет

Любая платформа управления цифровыми активами, которая работает для вас, должна вписываться в ваш бюджет. При проверке цен, не смотрите только на то, сколько это будет стоить сейчас, когда у вас X количество активов или пользователей. Посмотрите на то, сколько это будет стоить, когда вы вырастете, потому что затраты на некоторые платформы растут больше, чем на другие.

Выбор решения, которое может расти вместе с вами, важен, иначе вам придется переключиться позже. Если вы принимаете рассчитанное решение сделать это, это нормально. Просто идите в это с широко открытыми глазами.

Планируйте масштабируемость

Как и бюджет, масштабируемость помогает определить, может ли инструмент управления цифровыми активами работать с вами сейчас и позже. Задайте себе такие вопросы:

Может ли решение DAM масштабироваться до размера, который нужен вашей организации сейчас и который будет нужен в будущем? Предоставляет ли оно достаточно лицензий для потенциального количества людей, использующих его сейчас и в будущем? Будет ли у него емкость хранения для всего, что вам нужно, даже для файлов с большим объемом данных, таких как видео или интерактивные впечатления?

Убедитесь, что ответ да, и вы будете счастливее и с большей вероятностью избежите переключения позже.

Понимайте типы файлов

Большинство DAM могут обрабатывать широкий спектр типов файлов, но не предполагайте, что все могут. Прежде чем выбрать вашу систему, составьте полный список типов файлов, которые вы используете — от AI до ZIF — и проверьте, что ваш менеджер цифровых активов их поддерживает.

Определите возможности интеграции

Как и с типами файлов, ваше программное обеспечение управления цифровыми активами настолько хорошо, насколько хороши интеграции, которые оно может обеспечить. Если оно не работает в контексте программного обеспечения в вашей организации, то оно либо а) вообще не будет работать, либо б) потребует столько кустарной работы, чтобы заставить его работать, что оно больше не является хорошим решением.

Поэтому важно проверить, что оно интегрируется с вашими текущими системами. Например, если вы продавец Amazon, который хочет хранить цифровые активы и легко загружать их в свой магазин, то ваш DAM должен интегрироваться с программным обеспечением Amazon.

Посмотрите на UI/UX

Пользовательский интерфейс и пользовательский опыт являются критически важными аспектами любого хорошего менеджера цифровых активов. Если вы собираетесь платить хорошие деньги за инструмент, он лучше должен быть простым в использовании.

Протестируйте любой DAM перед тем, как обязать вашу организацию его использовать. Зарегистрируйтесь для бесплатной пробной версии или участвуйте в демонстрации, чтобы увидеть, где все находится, насколько это интуитивно понятно, и нравится ли это другим членам вашей команды. Вы собираетесь использовать это каждый день, поэтому стоит убедиться, что это подходит.

Внедрение и принятие

Выбор инструмента управления цифровыми активами и его внедрение — это, к сожалению, две разные задачи. Чтобы уменьшить волны при принятии новой системы, убедитесь, что вы выбираете систему, которая позволяет вам начать работу прямо сейчас. (Подробнее об этом через минуту).

Некоторые из наиболее распространенных подводных камней внедрения нового менеджера цифровых активов включают миграцию ваших активов, организацию ваших файлов, интеграцию с другим программным обеспечением, которое вы уже используете ежедневно, добавление пользователей, назначение ролей, внедрение протоколов безопасности и адаптацию новых членов команды по мере продвижения.

Ваш DAM должен:

Использовать простые протоколы для перевода новых активов в онлайн.
Облегчать создание учетных записей пользователей, установку допуска и обучение людей.
Предлагать API, которые легко интегрируются с вашим текущим программным обеспечением.
Обеспечивать веселое обслуживание клиентов для помощи, когда что-то идет не так.
Познакомьтесь с soona, будущим DAM

Теперь, когда у вас есть твердое понимание управления цифровыми активами в настоящее время, пришло время спросить, как будет выглядеть будущее.

Это, конечно, трудный вопрос для ответа — как всегда предсказание будущего. Мы не можем точно предсказать, какую именно форму примет хранение данных или какие новые возможности могут развить системы DAM в ближайшие десятилетия. Однако мы можем сказать, что компании все еще будут нуждаться в них, поэтому важно, чтобы любое решение, которое вы выберете сейчас, могло масштабироваться на многие годы, пока мы наблюдаем, как все развивается.

В soona мы создали собственный DAM для продавцов Amazon. Product Catalog — это управление цифровыми активами, которое может вместить все ваши материалы электронной коммерции, расти вместе с вами и облегчать поиск актива за активом, даже когда вы значительно расширяете свою продуктовую линейку и привлекаете больше членов команды.

Если вы хотите оптимизировать свой рабочий процесс, предотвратить потерю важных документов и создать единый источник истины для максимизации ваших продаж и прибыли, то soona здесь, чтобы помочь с революционной платформой управления цифровыми активами. Единственной, которая вам когда-либо понадобится снова.

Почему? Потому что soona обеспечивает впечатляющее хранение и легкое принятие, поэтому вы можете сразу перейти к использованию вашей новой системы. С легкой миграцией активов и интеграцией с ежедневными инструментами, которые вы уже используете (например, вашей учетной записью продавца Amazon), а также интуитивным пользовательским интерфейсом, вы будете готовы и работать за дни — или часы!

Первый инструмент управления цифровыми активами, созданный для электронной коммерции
Подключите свою галерею для управления и публикации активов везде, где вы продаете.
УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Частые вопросы об управлении цифровыми активами
Что вы имеете в виду под управлением цифровыми активами?

Управление цифровыми активами (DAM) — это система или процесс, который включает организацию, хранение и извлечение цифровых активов, таких как изображения, видео, документы и другой мультимедийный контент. Системы DAM позволяют предприятиям эффективно управлять своим цифровым контентом, обеспечивая легкий доступ, последовательное использование и правильное распространение на различных платформах.

Каковы примеры цифровых активов?
Изображения: Фотографии, графика, логотипы и иллюстрации, используемые в маркетинговых материалах, веб-сайтах и социальных сетях.
Видео: Рекламные видео, учебные пособия, реклама и другой визуальный контент.
Документы: PDF, презентации, документы Word и электронные таблицы.
Аудиофайлы: Музыкальные дорожки, подкасты, закадровый голос и звуковые эффекты.
Дизайнерские файлы: Редактируемые файлы из программного обеспечения для дизайна (например, Adobe Photoshop, Illustrator, InDesign).
Маркетинговые материалы: Брошюры, листовки, баннеры и другие рекламные материалы.
Брендовые активы: Руководства по бренду, стилевые руководства, шрифты и цветовые палитры.
Что делает специалист по управлению цифровыми активами?

Специалист по управлению цифровыми активами отвечает за надзор за организацией, хранением и распространением цифровых активов компании.

Как еще называется менеджер цифровых активов?

Менеджер цифровых активов также может называться специалистом DAM, библиотекарем активов или библиотекарем контента. Эти названия отражают сосредоточенность роли на управлении и поддержании цифровой библиотеки активов для поддержки потребностей организации в контенте.

‍