Краткое описание:
**гайд**
**Что экономим:** время руководителя и деньги на оформление обучения
**Бюджет:** 0 ₽
**Пример:**
## **Пошаговая инструкция: как собрать базу знаний для помощника**
1. **Определите, что нужно обучать.** Составьте список процессов, с которыми предстоит работать вашему ассистенту. Например: оформление заказа и отправка через личный кабинет Ozon, ответы на типичные вопросы покупателей, обновление остатков товара, создание отчётов по продажам.
2. **Запишите видео инструкций через Screenity.** Установите расширение Screenity, нажмите запись экрана и голосом комментируйте свои действия. Запишите по отдельности каждый процесс из списка. Например, откройте интерфейс Wildberries и покажите, как обрабатывать возврат, комментируя шаги.
3. **Сохраните ролики на Google Диск.** После остановки записи скачайте видеофайл и загрузите его в заранее созданную папку на Google Диске (например, `Обучение_assistant`). Дайте файлу понятное имя: `1. Возврат WB.mp4`, `2. Отчет по продажам.xlsx` и т.д. Так материалы не потеряются и будут доступны из облака[medium.com](https://medium.com/better-programming/using-google-drive-as-a-knowledge-base-for-your-chatgpt-application-805962812547).
4. **Получите текстовую транскрипцию.** Чтобы ассистент мог быстро искать ответы, хорошо иметь текст. Воспользуйтесь сервисом распознавания речи (например, VoxRecorder на базе IBM Watson или встроенным в Google Документы голосовым вводом) чтобы перевести вашу речь из видео в текст. Сохраните расшифровку каждого видео отдельно.
5. **Отредактируйте и структурируйте текст.** Откройте полученный черновой текст инструкции (можно прямо в Google Документе) и уберите лишние слова, поправьте формулировки. Разбейте на шаги, пронумеруйте, добавьте заголовки разделов. Это будет письменное пособие для новых сотрудников.
6. **Используйте GPT для генерации Q\&A (опционально).** Для сложных процессов попросите ChatGPT сгенерировать вопросы и ответы по материалу. Например: "Составь список вопросов, которые могут возникнуть у новичка при выполнении процесса возврата, и дай ответы". Включите эти Q\&A в вашу базу знаний – так ассистент найдет ответы на свои вопросы без вашего участия.
7. **Организуйте базу знаний.** Соберите все материалы в одном месте на Google Диске: папка "Видео-инструкции" с роликами, папка "Тексты" с конспектами и FAQ. Можно создать навигационный файл-оглавление с ссылками на все документы, чтобы было удобнее ориентироваться.
8. **Предоставьте доступ новому сотруднику.** Дайте ассистенту права чтения на папку с обучающими материалами. Объясните, как ей пользоваться: сначала смотреть видео, затем при необходимости читать текст и Q\&A, задавать вопросы только если чего-то нет в материалах.
9. **Сократите очное обучение.** Благодаря записанным инструкциям вы потратите минимум времени на личные встречи. Можно ограничиться только проверкой знаний: поручите ассистенту выполнить задачу по инструкции и убедитесь в результате.
10. **Актуализируйте знания по мере изменений.** Если меняется процесс (например, интерфейс маркетплейса), просто запишите новое видео по шагам и обновите текст. База знаний всегда актуальна, и следующим сотрудникам обучение дастся ещё быстрее.
**Что экономим:** время руководителя и деньги на оформление обучения. Если раньше на введение сотрудника уходило, скажем, 5 рабочих дней наставника, то с видео-курсами этот период сокращается до 1–2 дней самостоятельного изучения. Экономия \~60–70% времени наставничества. В денежном выражении – если час вашего времени стоит 1000 ₽, на каждом новом сотруднике вы сохраняете 15 000 ₽ (при сокращении обучения с 20 часов до 5).
**Бюджет:** 0 ₽. Все инструменты бесплатны: Screenity – бесплатное расширение, Google Диск – бесплатен до 15 ГБ, ChatGPT – есть бесплатная версия. Возможно, потребуются небольшие расходы на внешний сервис распознавания речи, но есть и бесплатные варианты (ограниченные по объёму).
**ROI:** очень высокий. Однократно вложившись в создание базы знаний (пусть даже потратив неделю на записи и тексты), вы многократно сэкономите на каждом новом сотруднике. База знаний может использоваться для десятков людей без дополнительных затрат, окупая ваши временные инвестиции в разы.
**Навык: 3/10** – достаточно базовых навыков ПК: записать экран, воспользоваться облачным хранилищем и текстовым редактором. GPT поможет сгенерировать тексты, так что глубоких знаний методики обучения не требуется.
**Риски/факапы:** Следите за актуальностью материалов – устаревшая информация может дезориентировать новичка. Важно записывать видео в тихой обстановке и четко диктовать, иначе расшифровка может получиться с ошибками. Конфиденциальность: убедитесь, что доступ к папке имеет только нужный круг лиц, ведь там могут быть внутренние данные (цены, отчеты и пр.). Также помните, что не все люди лучше усваивают информацию самостоятельно – у нового сотрудника все же должны быть точки контакта с вами для вопросов.